10 mẹo quản lý thời gian

Quản lý thời gian mang lại rất nhiều hiệu quả cho công việc và cuộc sống của bạn. 

Để tối ưu hiệu quả quản lý thời gian của bạn, cùng tìm hiểu ngay các mẹo dưới đây:

Mẹo 1: Sử dụng ứng dụng để ngăn chặn sự phân tâm.

Sử dụng chức năng “không làm phiền” của máy tính và điện thoại khi làm các công việc cần tập trung. Các công cụ như Tự kiểm soát hoặc Tự do có thể được sử dụng để chặn các trang web gây mất tập trung. Sử dụng những thứ này để chặn các trang web gây mất tập trung như mạng xã hội hoặc trang tin tức.

Mẹo 2: Sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian.

Cách tốt nhất để quản lý thời gian của bạn là biết đâu là thời gian của bạn. Các ứng dụng quản lý thời gian sẽ cho phép bạn theo dõi tiến trình của mình và tìm ra những người bảo vệ sự trì hoãn của bạn. Bắt đầu hẹn giờ có thể giúp tăng sự tập trung của bạn và hoạt động như một tín hiệu để não của bạn chuyển sang chế độ làm việc.

Mẹo 3: Thu nhỏ các cửa sổ đang mở của bạn.

Thu hút sự chú ý của bạn bằng cách chỉ làm việc ở một màn hình và chỉ mở một cửa sổ. Chuyển sang chế độ ngoại tuyến cũng có thể là một lựa chọn, nhưng chúng ta đừng đi quá xa.

Mẹo 4: Sắp xếp email của bạn.

Hộp thư đến lộn xộn là thời gian chìm xuống. Cách tốt nhất để tăng tốc độ liên lạc qua email và bớt lãng phí thời gian trao đổi là sắp xếp hộp thư đến của bạn. Gmail cung cấp nhiều tính năng sẽ giúp bạn chiếm ưu thế trong kho thư đến vô tận của mình. Nếu bạn sử dụng một số ứng dụng khách khác, hãy cân nhắc chuyển sang Gmail (thông qua POP3, SMTP và chuyển tiếp) hoặc sử dụng một ứng dụng bên ngoài như Airmail .

Dưới đây là một số thủ thuật sẽ giúp bạn sàng lọc, sắp xếp và trả lời email nhanh hơn:

• Lưu trữ các email có thể chứa một số thông tin quan trọng nhưng không cần câu trả lời ngay lập tức.
• Tạo các nhãn có thể hành động như URGENT, WAITING, NEEDS ACTION.
• Sử dụng bộ lọc để tự động gán nhãn cho thư đến dựa trên người gửi hoặc một số thông tin / từ khóa khác mà chúng chứa.
• Bạn thậm chí có thể gắn nhãn tất cả các bản tin bằng cách thiết lập bộ lọc cho mọi email có chứa từ ‘Hủy đăng ký’.
• Bật Phản hồi soạn trước và tạo mẫu từ email bạn đã gửi nhiều hơn hai lần. Bạn có thể tùy chỉnh những điều này trước khi gửi chúng đi nhưng có một bản phác thảo chung trước khi bắt đầu sẽ tăng tốc quá trình đáng kể.

Quản lý thời gian – cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Công việc và cuộc sống có vẻ tách biệt, nhưng những gì bạn làm trong một mặt của cuộc sống sẽ có tác động sâu sắc đến mặt còn lại. Giữ thói quen sống lành mạnh sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn khi đi làm.

Mẹo 5: Tập thể dục 

72% quản lý hiệu quả thời gian phụ thuộc vào sức khỏe của mỗi cá nhân. Khi tăng cường sức khỏe cho bản thân thì hiệu quả quản lý thời gian sẽ tăng lên. 

Các buổi tập thể dục cường độ cao, thời gian ngắn tốt hơn là các buổi tập dài hạn. 

Mẹo 6: Ngủ ngon

Bạn nghĩ đến việc hy sinh một số giờ ngủ của mình cho dự án đó với thời hạn nhanh chóng đến gần? Chúng tôi khuyên bạn nên chống lại nó.

Các nhà khoa học đã phát hiện ra rằng ngủ ít hơn để tạo thêm thời gian cho các công việc thực sự có tác động tiêu cực trong cả ngắn hạn và dài hạn. Những người mệt mỏi trì hoãn nhiều hơn và dễ bị phân tâm hơn. Cho bộ não của bạn ngủ ít nhất tám giờ mỗi đêm ngay cả khi thời hạn đó sắp đến.

Mẹo 7: Lên lịch thời gian thư giãn.

Khi chúng ta làm việc, cơ thể chúng ta trải qua một quá trình được gọi là mô hình Nỗ lực-Phục hồi.

Trong một ngày làm việc bình thường, tất cả chúng ta đều làm những công việc đòi hỏi sự nỗ lực. Cơ thể chúng ta phản ứng với nỗ lực đầu ra này bằng cách tăng nhịp tim, tăng mức huyết áp, làm tăng mệt mỏi và gây căng thẳng cho cơ thể.

Khi bạn dành thời gian để hồi phục vào cuối ngày làm việc, những phản ứng sinh lý này sẽ trở lại mức cơ bản của chúng. Nếu bạn không dành thời gian để hồi phục, có thể có những tác động xấu đến tâm sinh lý.

Điều quan trọng là phải tắt bộ não làm việc của bạn để đảm bảo sức khỏe và năng suất trong tương lai của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên về những tác động tích cực mà khoảng thời gian yên tĩnh có thể có đối với quá trình sáng tạo của bạn. Thử các hoạt động như yoga hoặc thiền để giúp thư giãn cơ thể và tĩnh tâm.

Mẹo 8: Học cách nói không.

Thời gian của bạn là quý giá. Đừng lãng phí nó vào những nhiệm vụ và dự án không phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu của bạn. Thay vì tự động chấp nhận lời mời và lời đề nghị, hãy nói, ‘Tôi sẽ kiểm tra lịch trình của mình và liên hệ lại với bạn’. Cụm từ đơn giản này sẽ giúp bạn có thời gian để đánh giá các đề nghị và đưa ra quyết định thông minh.

Mẹo 9: Huấn luyện phần não còn lại của bạn.

Các sở thích hiệu quả sẽ thu hút các bộ phận trong não của bạn mà bạn có thể không tập thể dục trong ngày làm việc nhưng vẫn quan trọng đối với hoạt động trí óc cao. Bằng cách phát triển những phần này của não, bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn và có nhiều khả năng sáng tạo hơn theo ý của bạn.

Ngoài ra, dành thời gian bên ngoài vùng an toàn của bạn có thể làm tăng sự tự tin của bạn và giúp bạn phát triển các kỹ năng mới. Tìm một hoạt động hiệu quả mà bạn yêu thích và bạn sẽ có thể gắn bó trong một khoảng thời gian. Một số sở thích phổ biến là: đọc sách, nấu ăn, khiêu vũ, làm vườn, thiền, học ngôn ngữ, tình nguyện và ứng biến.

Mẹo  10: Chúc bạn có một khoảng thời gian tuyệt vời — không có vấn đề gì

Đừng ám ảnh về việc kiểm tra tất cả các mục trong danh sách việc cần làm của bạn. Mọi người đều cần một sự cân bằng công việc / cuộc sống thích hợp. Hoàn thành một khối lượng công việc quá khổ ngày hôm nay không đáng là một ngày làm việc không hiệu quả, ngày mai trở nên kiệt quệ.

Làm việc ổn định và giữ tốc độ tốt nhất của bạn. Việc vội vàng làm giảm chất lượng công việc và tạo ra căng thẳng.